Zmiany w aktach osobowych

Nowe rozporządzenie stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego z art. 298[1] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.), zgodnie z którym Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

• zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w formie elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
• sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
• sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94[9] § 3 (członkowie rodziny zmarłego pracownika),

uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak wskazuje uzasadnienie do nowego rozporządzenia, podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych pracownika gromadzone są oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. W rozdziale 2 projektowanego rozporządzenia przyjęto, że akta osobowe są podzielone na cztery części obejmujące:

• etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych), 
• e...