Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor kontra prawo

10 maja 2019

NR 102 (Maj 2019)

Zmiany w aktach osobowych

354

Od początku roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369), które zastąpiło dotychczasowy akt, czyli rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 894). Na co należy zwrócić największą uwagę?

Nowe rozporządzenie stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego z art. 298[1] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.), zgodnie z którym Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

POLECAMY

  • zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w formie elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
  • sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,
  • sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 94[9] § 3 (członkowie rodziny zmarłego pracownika),

uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak wskazuje uzasadnienie do nowego rozporządzenia, podstawową częścią dokumentacji pracowniczej są akta osobowe pracownika. W aktach osobowych pracownika gromadzone są oświadczenia lub dokumenty odzwierciedlające przebieg zatrudnienia pracownika, poczynając od etapu ubiegania się o zatrudnienie i kończąc na ustaniu stosunku pracy. W rozdziale 2 projektowanego rozporządzenia przyjęto, że akta osobowe są podzielone na cztery części obejmujące:

  • etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych), 
  • etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych), 
  • wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część C akt osobowych),
  • etap ustania stosunku pracy (część D akt osobowych). 

Część A akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 1 rozporządzenia w części A gromadzone są oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 22[1] Kodeksu pracy pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • datę urodzenia;
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
  • wykształcenie;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Niezależnie od tych danych osobowych pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania:

  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);
  • numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Część B akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia w części B akt osobowych gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy);
  • zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę;
  • dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1924);
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
    - z treścią regulaminu pracy (art. 104[3] § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia dotyczącego systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
    - z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237[4] § 3 Kodeksu pracy),
    - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
  • potwierdzenie poinformowania pracownika:
    - o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29[1] § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3[2] i art. 29[1] § 4 Kodeksu pracy),
    - o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22[2] § 8 Kodeksu pracy),
    - o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy);
  • potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy);
  • dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy);
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy);
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
  • dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182[1e] Kodeksu pracy);
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186[7] Kodeksu pracy);
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189[1] Kodeksu pracy);
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174[1] Kodeksu pracy);
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
    - wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
    - okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy);
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101[1] § 1 Kodeksu pracy);
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151[7] § 6 Kodeksu pracy);
  • dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 3 rozporządzenia w części C akt osobowych gromadzi się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

  • oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
  • wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
  • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy);
  • kopię wydanego świadectwa pracy;
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
  • umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy);
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Część D akt osobowych

Zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w części D akt osobowych gromadzi się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Wymogi szczegółowe

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Jest to rozwiązanie analogiczne do stosowanego dotychczas, w rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. Dodatkowo jednak rozporządzenie przewiduje możliwość podzielenia części B akt osobowych na mniejsze części, tak aby można w nich było przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. Zgodnie z § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym prz...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Przedszkola"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy