Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor kontra prawo , Otwarty dostęp

8 kwietnia 2022

NR 129 (Kwiecień 2022)

Odpowiedzialność dyrektora za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji szkolnej

0 425

Przedszkole funkcjonuje jako specyficzny zakład pracy, w którym sporządza się znaczną ilość różnorodnej dokumentacji. Najważniejsza jest oczywiście szeroko pojęta dokumentacja dotycząca podopiecznych. Odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania ponosi dyrektor przedszkola i musi to czynić zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Zasady sporządzania i przechowywania dokumentacji uczniowskiej określone są w kilku aktach prawnych. Co mówią na ten temat przepisy? Czym się kierować w postępowaniu z dokumentacją w kwestiach nieregulowanych przez prawo?

W przedszkolu tworzy się dokumentację dotyczącą niemal każdego aspektu jego działania. Najważniejszym aktem prawnym określającym rodzaje dokumentacji przedszkolnej jest rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Tytuł tego aktu prawnego wskazuje, że dotyczy on bezpośrednio dokumentowania przebiegu nauczania. Określono w nim szczegółową treść i sposób wypełniania m.in. ksiąg ewidencji, ksiąg uczniów, dzienników lekcyjnych, dzienników pozostałych zajęć i arkuszy. 

Jak zapisano w § 1 ww. rozporządzenia, wskazuje ono sposób prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły podstawowe i szkoły ponadpodstawowe, a także przez publiczne placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzaje tej dokumentacji. Wspomniany akt prawny wymienia wprawdzie tylko niewielką część dokumentacji przedszkolnej, ma ona jednak priorytetowe znaczenie. W związku z tym każdy nauczyciel i dyrektor powinien znać zasady dotyczące jej tworzenia i przechowywania. W niniejszym tekście omówione zostaną najistotniejsze dokumenty szkolne. 

POLECAMY

Rodzaje dzienników przedszkolnych i zasady ich wypełniania

Najpowszechniejszą dokumentację przedszkolną stanowią oczywiście dzienniki zajęć. Prowadzą je nauczyciele i wychowawcy na każdym etapie edukacyjnym. 

Dzienniki zajęć i lekcyjne
Stosownie do § 2 wspomnianego rozporządzenia przedszkole prowadzi dla każdego oddziału dziennik zajęć przedszkola, w którym dokumentuje się przebieg pracy wychowawczo-dydaktycznej z dziećmi w danym roku szkolnym.
Zarówno dzienniki przedszkolne, jak i szkolne dokumentują pracę danego oddziału, a wpisuje się do nich szereg bardzo ważnych informacji, m.in.: 

  • dane osobowe uczniów i ich rodziców, 
  • dane adresowe oraz kontaktowe, 
  • imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących zajęcia edukacyjne,
  • tygodniowy rozkład zajęć. 

Bardzo ważne jest to, że przeprowadzenie zajęć edukacyjnych nauczyciel potwierdza własnoręcznym podpisem. Z uwagi na taki zapis przyjąć należy, że jakiekolwiek nieścisłości i nierzetelność w prowadzeniu dzienników obciążają bezpośrednio nauczycieli dokonujących wpisów. Nie ma znaczenia, czy są to dzienniki prowadzone w formie papierowej, czy też elektronicznej – w obu przypadkach obowiązują takie same zasady. 

Dzienniki innych zajęć
Dokumentowaniu podlegają również tzw. inne zajęcia – i to zarówno w przedszkolu, jak i w szkole. Oczywiście dzienniki te prowadzi się tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione koniecznością dokumentowania przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, a w szczególności zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zajęć rozwijających zainteresowania i uzdolnienia dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków oraz zajęć związanych z kształtowaniem kompetencji zawodowych uczniów lub słuchaczy (§ 11 ust. 1 ww. rozporządzenia). Stosownie do zapisów § 11 ust. 2 do dzienników innych zajęć wpisuje się:

  • imiona i nazwiska dzieci, uczniów, 
  • daty i tematy przeprowadzonych zajęć, 
  • liczbę godzin tych zajęć,
  • a także odnotowuje się obecność dzieci, uczniów, słuchaczy lub wychowanków. 

Przeprowadzenie zajęć nauczyciel również potwierdza podpisem.

Dzienniki zajęć rewalidacyjno-wychowawczych
Do kategorii „innych zajęć”, o których mowa powyżej, nie wchodzą zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze. Jak stanowi § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia przedszkole, szkoła i placówka, które organizują zespołowe lub indywidualne zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze, prowadzą:

  • dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego zespołu 

albo 

  • dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć, w których dokumentuje się przebieg zajęć w danym roku szkolnym.

Stosownie do zapisu § 12 ust. 2 Rozporządzenia do dziennika indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych dla każdego uczestnika zajęć wpisuje się m.In.: 

  • dane osobowe i adresowe, 
  • dane rodziców lub opiekunów prawnych,
  • indywidualny program zajęć, 
  • opis ich przebiegu,
  • obecność dziecka.

Dzienniki indywidualnych zajęć i dzienniki indywidualnego nauczania
Nie można również zapomnieć o obowiązku prowadzenia dzienników dla dzieci objętych indywidualnym obowiązkowym rocznym przygotowaniem przedszkolnym i uczniów objętych indywidualnym nauczaniem. Zasada jest taka, że dla każdego dziecka i ucznia prowadzi się odrębny dziennik indywidualnych zajęć albo dziennik indywidualnego nauczania (§ 13 ww. rozporządzenia).

Procedury związane z przechowywaniem przedszkolnej dokumentacji

Jeżeli chodzi o obowiązek i termin przechowywania dzienników lekcyjnych i dzienników zajęć, to rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. W sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej dzieli dokumentację na dwie kategorie:

  • archiwalną (oznaczoną symbolem A),
  • niearchiwalną (oznaczoną symbolem B). 

Cała dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez przedszkola i placówki oświatowe jest niearchiwalna, tzn. nie wchodzi do państwowego zasobu archiwalnego. Nie zwalnia to dyrektora z obowiązku jej przechowywania. Przedszkola jako samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są do opracowania i stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, klasyfikującego dokumentację przedszkolną według symboli zawartych w rozporządzeniu i określającego, jak długo dane dokumenty winny być przechowywane. 
Dziennik jest dokumentem urzędowym przechowywanym zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w danym przedszkolu i należy do kategorii B5 jako dokumentacja niearchiwalna o czasowej wartości praktycznej. Stwierdzić więc należy, że dzienniki powinny być przechowywane w przedszkolu przez pięć lat kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym nastąpiło zakończenie danego roku szkolnego.

Postępowanie z pracami dzieci

W rozporządzeniu w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji nie znajdziemy ani słowa na temat zasad przechowywania prac uczniów, które też są swoistą dokumentacją szkolną. 

Z praktycznego punktu widzenia w pierwszej kolejności trzeba określić, co rozumiemy przez pojęcie „prace dzieci”. W trakcie całego roku szkolnego dzieci przygotowują szereg prac. Najpopularniejsze i najmniej przez nich lubiane to oczywiście te, które muszą sporządzać na zajęciach, a więc w przedszkolu najczęściej prace plastyczne, kolorowanki, karty pracy. Pracami dzieci są też wszelkie prace domowe. 

Trzeba zwrócić uwagę na to, że żaden akt prawny nie zawiera katalogu zamkniętego uczniowskich wytworów. Co do zasady, dokumentem, w którym powinno się wskazać rodzaje prac wykonywanych przez dzieci, jest statut placówki....

Artykuł jest dostępny w całości tylko dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz bezpłatne konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż bezpłatne konto Zaloguj się

Przypisy