Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor we współpracy

10 maja 2019

NR 102 (Maj 2019)

Procesy decyzyjne w zarządzaniu placówką przedszkolną

0 170

Jedną z najbardziej przydatnych i jednocześnie wymaganych umiejętności u dyrektora przedszkola jest ta związana ze skutecznym podejmowaniem decyzji. Warto podkreślić, że każdorazowe podjęcie decyzji powinno być poprzedzone analizą i rozważaniami pomagającymi wybrać takie metody działania, które w obliczu posiadanych środków (zasoby ludzkie, materialne, obowiązujące przepisy) pozwolą osiągnąć zamierzone cele, nie tylko doraźne, ale i dalekosiężne.

Dyrektor jest decydentem, czyli podmiotem uprawnionym do podejmowania decyzji. To na nim spoczywa odpowiedzialność za skutki powziętego rozwiązania. W przypadku placówki oświatowej decydentem może być również rada pedagogiczna, wówczas decyzja jest podejmowana kolegialnie, ale i tak to dyrektor jest przewodniczącym rady pedagogicznej, a jednocześnie osobą, która dba o to, aby wszystkie decyzje były zgodne z prawem.
 


Fazy procesu decyzyjnego

Podejmowanie decyzji jest procesem, który charakteryzuje się następującymi po sobie czynnościami. Ważne, aby czynności te miały logiczny porządek oraz przyczynowo-skutkowe powiązania. Możemy wyróżnić trzy fazy procesu decyzyjnego.

Faza pierwsza, czyli rozpoznanie, polega na identyfikacji i diagnozie problemu. Dokonuje się poprzez szukanie odpowiedzi na wszystkie szczegółowe pytania dotyczące problemu.

Faza druga – projektowanie, polegające na poszukiwaniu najlepszych rozwiązań problemu oraz określeniu kryteriów wyboru. Wśród kryteriów decyzyjnych można wymienić:

  • trafność – wybór działań najefektywniej rozwiązujących problem,
  • łatwość realizacji – optymalne wykorzystanie posiadanych środków, 
  • ekonomiczność – wydajność i oszczędność w realizacji celów,
  • zgodność z prawem,
  • minimalizowanie ryzyka,
  • szybkość – realizacja w nieodległym czasie.

Faza trzecia, czyli wybór – aby dokonać wyboru, należy ocenić każde projektowane rozwiązanie zgodnie z kryteriami i wybrać to, które spełnia je w najwyższym stopniu. Pomocne mogą być:

  • lista zalet i wad poszczególnych rozwiązań,
  • rozpatrzenie ewentualnych konsekwencji,
  • ocena spełniania przez dane rozwiązanie wyszczególnionych kryteriów,
  • ocena stosunku ryzyka do osiągniętych korzyści.

Bariery i utrudnienia w podejmowaniu decyzji

Przy podejmowaniu ważnych decyzji należy wziąć pod uwagę przede wszystkim obowiązujące przepisy prawa, swoją wiedzę, doświadczenie, zaufanie do współpracowników, presję czasu czy dostępne środki finansowe. Wymienione czynniki powodują, że narastają bariery i trudności w podejmowaniu decyzji. Biorąc pod uwagę specyfikę pracy dyrektora i zarządzania placówką przedszkolną, trzeba zrozumieć, że każda decyzja obarczona jest ryzykiem wystąpienia niezadowolenia u osób, których będzie ona dotyczyć. Ważnym aspektem, często generującym stres u decydenta, jest niemożność przewidzenia tego, jak dana decyzja wpłynie na wydarzenia w przyszłości, czyli czy jej skutki okażą się zgodne z oczekiwaniami. Żyjemy w świecie, który stale się zmienia i czynniki zewnętrzne niezwykle silnie wpływają na przebieg rzeczywistości. Tym samym nie możemy być pewni długofalowych skutków naszych postanowień. W związku z powyższym bariery w podejmowaniu decyzji przez dyrektora możemy rozpatrywać w kilku aspektach. 

Po pierwsze – bariery informacyjne. Powstają, kiedy nasza wiedza nie jest wystarczająca i nie jesteśmy w stanie dotrzeć do właściwych czy prawdziwych informacji koniecznych do rozeznania się w sytuacji. Niewiedza powoduje niewłaściwą ocenę, a co za tym idzie – nie zawsze dobrą decyzję. 

Kolejne to bariery społeczne. Jako dyrektorzy musimy zawsze brać pod uwagę dobro jednostki, nawet gdy wymusza to na nas działania radykalne i wywołujące oburzenie części społeczeństwa.

Następnie możemy wskazać bariery organizacyjne związane z brakiem samorządności placówki. Żadna placówka oświatowa nie działa autonomicznie, jest bowiem zależna od innych organizacji, z którymi współpracuje lub im podlega. Dlatego każda decyzja powinna uwzględniać te konotacje. 

Czynniki osobowe również są niezwykle istotne, gdyż nasza wiedza i kompetencje są pierwszym sitem, przez które przepływają informacje procesu decyzyjnego. Należy jednak pamiętać o tym, by nie przekraczać swoich możliwości i korzystać z kompetencji innych decyzyjnych osób lub instytucji. Ponadto musimy wziąć pod uwagę siły i zasoby, jakimi dysponujemy, by nie zapędzić się zbytnio w zamiarach. 

I w końcu jedna z najtrudniejszych do przezwyciężenia barier – biurokratyczna. Nie ma chyba bardziej frustrującej sytuacji niż ta, kiedy wiemy, że czas nagli, a procedury zmuszają nas do przestrzegania właściwych przepisów i terminów, co może okazać się zgubne w skutkach. 

Niezmiernie ważne jest zatem, by przed przystąpieniem do procesu decyzyjnego dać sobie czas na właściwą analizę wszystkich czynników oraz skutków, jakie będzie za sobą niosło pójście jedną z dróg. Poza tym, pracując w zaufanym zespole, możemy liczyć na pomoc i zaangażowanie innych. Część obowiązków wynikających z procesu decyzyjnego możemy zlecić do wykonania innym, np. wicedyrektorowi lub kierownikowi. 

Działania ułatwiające podejmowanie decyzji 

Konieczność podejmowania decyzji i ponoszenie za nie odpowiedzialności to niezwykle stresogenne czynniki. Warto zatem ułatwić sobie cały proces. Ta umiejętność również wymaga odpowiedniego poziomu wiedzy, czynników osobowościowych, predyspozycji, a także doświadczenia. 
Istnieją jednak pewne sposoby, które mogą okazać się skutecznym wsparciem.

  1. Kolejność
    Podejmowanie czynności w pewnej określonej kolejności jest niezwykle istotne w tym przypadku, ponieważ eliminuje chaotyczne działanie. Pierwszym etapem powinna być zawsze diagnoza problemu, jaki musimy rozwiązać. Należy dokładnie przeanalizować czynniki zewnętrzne, wewnętrzne, materialne i niematerialne oraz oczekiwania wszystkich zainteresowanych stron. Kolejno przygotowujemy różne warianty rozwiązania problemu, biorąc pod uwagę możliwości i posiadane środki oraz skutki, jakie może przynieść dane działanie. Na tej podstawie podejmujemy decyzję o wdrożeniu najbardziej korzystnego pod wieloma względami rozwiązania, które realizujemy w sposób formalny. Ostatnim etapem jest ewaluacja, czyli kontrola skutków i ewentualna korekta podjętych działań.
  2. Skorzystaj z koła Deminga
    Jest to niezwykle przydatne narzędzie, które z pewnością przyczyni się do umiejętnego podejmowania decyzji związanych z planowanymi zmianami lub koniecznymi usprawnieniami. 
  3. Zastanów się dlaczego 
    Wykorzystaj ćwiczenie 5 x DLACZEGO, którego celem jest pomoc w analizie głęboko zakorzenionych motywów decyzji i działań. Instrukcja: Zastanów się nad motywami, które skłaniały Cię do podjęcia tej decyzji. Skąd po...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Przedszkola"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy