Zmiany w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z wdrożeniem rozporządzenia o ochronie danych osobowych

W zeszłym roku weszła w życie ustawa, która kompleksowo wdrożyła do polskiego porządku prawnego RODO¹. Na podstawie tego aktu prawnego zostały znowelizowane inne ustawy, w tym także ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS, fundusz). Zatem od zeszłego roku zmieniły się obowiązki administratora ZFŚS, uprawnienia osób korzystających z pomocy socjalnej, a także pojawiła się konieczność zmiany istniejących regulaminów ZFŚS.

Zmiany w ustawie o ZFŚS

Ustawa wdrażająca RODO zmieniła znacząco kształt i treść art. 8 ustawy o ZFŚS. Zostały dodane niżej wymienione ustępy. Każdy z nich zostanie omówiony osobno: 

• Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
• Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
• Pracodawca przetwarza dane osobowe, o których mowa w ust. 1a, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
• Pracodawca dokonuje...