Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor kontra prawo

26 lutego 2018

NR 78 (Styczeń 2017)

Inwentaryzacja w przedszkolu

0 340

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.: Dz. U. z 2013 r., poz. 1223 z późn. zm) ustawa ta ma zastosowanie m.in. do gminnych, powiatowych oraz wojewódzkich jednostek budżetowych. W praktyce oznacza to, że ma ona zastosowanie w jednostkach systemu oświaty, prowadzonych właśnie w formie jednostki budżetowej, zgodnie z art. 79 ustawy o systemie oświaty, a więc także do przedszkoli.

 

Obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Dodatkowo, poza podstawowym celem, jakim jest konfrontacja zgodności stanu faktycznego z danymi zawartymi w księgach rachunkowych, inwentaryzacja odgrywa także inną istotną rolę – na jej podstawie dokonuje się rozliczenia osób, którym powierzone zostały poszczególne elementy mienia placówki. Ponadto inwentaryzacja pozwala na dokonanie oceny systemu zabezpieczenia tegoż mienia przed zniszczeniem.
Do celów inwentaryzacji należy:

  1. ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
  2. ustalenie rzeczywistej liczby i wartości składników majątkowych używanych przez jednostkę, a stanowiących cudzą własność; informację o stanach tych składników przedstawia się właścicielowi,
  3. kontrola składników majątkowych objętych ewidencją ilościową.

Zgodnie z przepisami jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

  • aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów –  drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
  • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Warto zaznaczyć, że zarówno termin, jak i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

  • składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
  • zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu dwóch lat;
  • nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu czterech lat;
  • zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku.

Rzeczywisty stan aktywów i pasywów, który ustalono w drodze inwentaryzacji, służyć ma do porównania go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, co pozwala z kolei stwierdzić, czy mamy do czynienia z różnicami inwentaryzacyjnymi, czyli dokładniej mówiąc, różnicami powstałymi między stanem rzeczywistym a księgowym, które mogą wynikać z tego, że zaszły zdarzenia, które nie znalazły odbicia w dokumentach i w księgach rachunkowych. Dla przykładu z różnicami inwentaryzacyjnymi ma się do czynienia na skutek następujących zdarzeń:

  • zniszczenia,
  • kradzieży,
  • zaginięcia dokumentów przed ujęciem ich w księgach rachunkowych,
  • powstania błędu w toku księgowania.

Warto podkreślić, że inwentaryzacja powinna spełniać wymóg rzetelności, a więc zgodności z prawdą, oraz prawidłowości, kompletności, bezbłędności i sprawdzalności.

Jak już wspomniano wcześniej, inwentaryzacja ma na celu:

  1. dokonanie wiarygodnego ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów w drodze:
    • spisu z natury,
    • pisemnego potwierdzenia sald,
    • weryfikacji danych ewidencji księgowej z odpowiednimi dokumentami źródłowymi;
  2. dokonanie porównania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, a także ustalenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic (niedoborów i nadwyżek);
  3. doprowadzenie do zgodności danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym poprzez rozliczenie niedoborów i nadwyżek;
  4. przeprowadzenie rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, dokonanie oceny przydatności poszczególnych składników majątku.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości podmiot odpowiedzialny (w przypadku przedszkoli ich dyrektor) ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wszelkich składników majątkowych znajdujących się w jednostce. Inwentaryzacja obejmuje:

  • aktywa i pasywa znajdujące się w ewidencji bilansowej lub które powinny być w niej ujęte,
  • składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej,
  • obce składniki majątkowe.

Do aktywów i pasywów, które są lub powinny być ujęte w ewidencji bilansowej, zalicza się:

  • wszelkie rzeczowe składniki majątku trwałego, takie jak: środki trwałe, inwestycje rozpoczęte, środki trwałe w budowie,
  • wartości niematerialne i prawne,
  • rzeczowe składniki majątku obrotowego, w tym materiały,
  • środki pieniężne i papiery wartościowe, które są przeznaczone do obrotu,
  • salda należności i zobowiązań pochodzące z różnych tytułów,
  • czynne i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów,
  • fundusze własne,
  • rezerwy i przychody przyszłych okresów.

Do składników, objętych tylko i wyłącznie ewidencją ilościową, zaliczyć należy przedmioty drobnego wyposażenia zużywające się stopniowo, rzeczowe składniki majątku 
obrotowego, które wliczane są w koszty w momencie zakupu lub ich wytworzenia, a do dnia inwentaryzacji nie zostały zużyte lub...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Przedszkola"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy