Maj jest miesiącem, w którym opracowywany jest projekt organizacyjny przedszkola, planowana jest w szczególności liczba grup, liczba etatów na poszczególnych stanowiskach pracy. Przedszkola publiczne muszą opracować projekt organizacji pracy, dać do zaopiniowania radzie pedagogicznej, a następnie do zatwierdzenia organowi prowadzącemu.
Sporządzenie samego arkusza organizacyjnego jest zadaniem dość prostym, bowiem większość przedszkoli korzysta z programów komputerowych, które wymagają wprowadzenia odpowiednich danych. Najtrudniejszym zadaniem dyrektora jest wynegocjowanie z organem prowadzącym odpowiedniej liczby etatów wynikających z faktycznych potrzeb dzieci. Parametry arkusza ustala organ prowadzący, respektując postanowienia prawa zawarte w rozporządzeniach lub ustawach. Podstawowym aktem prawnym określającym ramy arkusza organizacyjnego jest rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. z 2001 r. Nr 61, poz. 624 z późn. zm.) Zgodnie z treścią rozporządzenia i ustaw w arkuszu organizacji przedszkola określana jest corocznie szczegółowa organizacja nauczania, wychowania i opieki w danym roku szkolnym, w szczególności:
- liczba pracowników (etaty pedagogiczne i etaty administracji i obsługi), w tym urlopy zdrowotne, oddelegowania do pracy w związkach zawodowych, uzupełniające etaty w przedszkolu i w innej placówce,
- liczba stanowisk kierowniczych,
- ogólna liczba godzin zajęć edukacyjnych finansowanych ze środków przydzielonych przez organ prowadzący,
- liczba godzin zajęć prowadzonych przez poszczególnych nauczycieli,
- liczba dzieci (w tym z orzeczeniami poradni psychologiczno-pedagogicznej i opiniami o wczesnym wspomaganiu rozwoju – organizacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej),
- liczba oddziałów (w tym integracyjnych),
- wykaz dzieci, którym należy zapewnić bezpłatny transport i opiekę w czasie przewozu zgodnie z art. 14a ust. 3 ustawy,
- liczba nauczycieli, którzy będą składać wnioski o postępowanie kwalifikacyjne lub egzaminacyjne w procedurze awansu zawodowego,
- inne dane wymagane przez dany organ prowadzący.
Sporządzając arkusz organizacji pracy, dyrektor bierze pod uwagę zasady i wytyczne organu prowadzącego, obowiązujące w danym roku szkolnym, w tym wszystkie zajęcia, które zapewniają pełną realizację podstawy programowej. Z pewnością są to zajęcia języka obcego czy języka mniejszości narodowej, jeżeli te zajęcia realizują inni nauczyciele niż ci, którzy mają przypisane te obowiązki jednocześnie z obowiązkami nauczyciela wychowania przedszkolnego w danej grupie. Krótko mówiąc, przedszkole zatrudnia nauczycieli danego języka tylko do p...