Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor we współpracy

3 grudnia 2020

NR 116 (Grudzień 2020)

Jak się komunikować, by się porozumieć?

76

Codziennie komunikujemy się z innymi: zarówno bezpośrednio, jak i w sposób zapośredniczony – za pomocą mediów. Bardzo ważne jest zatem, byśmy robili to świadomie, dążąc do tego, by efektem naszej komunikacji było porozumienie. Jest to szczególnie istotne na płaszczyźnie zawodowej, gdy odpowiadamy za budowanie danej społeczności, a tym samym mamy wpływ na sposób porozumiewania się 
i budowania relacji w zespole.

Warto rozważyć, co na co dzień może robić lider-dyrektor w kwestii komunikacji, by usprawniać pracę organizacji, jaką jest placówka przedszkolna, na wszystkim poziomach jej funkcjonowania.

POLECAMY

Dlaczego to mówię, czyli cel komunikacji

Komunikacja ma za zadanie łączyć świat nadawcy i świat odbiorcy po to, by znaleźć ich część wspólną i zapewnić porozumienie. Kluczem do rozumienia porozumiewania społecznego jest słowo, które ma ogromną moc sprawczą: może wspierać, dodawać skrzydeł, ale również ranić, a nawet zabijać. Niezwykle ważne jest więc, by refleksyjnie podchodzić do wypowiadanych przez siebie słów, pytając samych siebie: dlaczego to mówię i dlaczego w taki sposób? Simon Sinek w książce Zaczynaj od dlaczego wyjaśnia, jak istotne jest to, byśmy uświadamiali sobie, co nas pobudza do działania. Identyfikacja prawdziwych powodów, dla których wchodzimy w interakcje, pozwala na prowadzenie efektywnej komunikacji, czyli takiej, która minimalizuje możliwość niewłaściwej interpretacji czy zranienia czyichś uczuć, a nastawiona jest na wypowiedź możliwie najbardziej adekwatną w stosunku do tego, co chcemy przekazać. Skuteczność działań, zarówno osobistych, jak i biznesowych zależy od tego, jakie budujemy relacje, a te oparte są na komunikacji, która jeśli ma być efektywna, musi prowadzić do osiągnięcia zamierzonego celu, ale w sposób, który optymalizuje wszelkie koszty, również emocjonalne (Majewska-Opiełka 2016, s. 11–17). Zatem kluczowe pytanie, jakie powinni stawiać sobie liderzy, brzmi: Jak się porozumiewać, by wywoływać w ludziach emocje, które są potrzebne do konkretnych działań? 

Różne płaszczyzny – różne sposoby komunikacji

Umiejętność porozumienia się dotyczy różnych sytuacji, istotne jest więc, by świadoma komunikacja dyrektora placówki dotyczyła relacji z ludźmi na wszystkich płaszczyznach. Jako że spotyka się on z pojedynczymi osobami: nauczycielami i innymi pracownikami szkoły czy przedszkola, rodzicami, uczniami, przedstawicielami różnych instytucji współpracujących z placówką i nadzorującymi jej działalność, a także wchodzi w relacje z grupą – podczas codziennej pracy zespołu lub występując przed szeroką publicznością, chociażby w czasie zebrań rady pedagogicznej, spotkań z rodzicami, uroczystości szkolnych czy przedszkolnych – ważne jest, by był świadomy, że każda z tych form komunikacji wymaga przestrzegania innych zasad. 

Jak zwiększyć możliwość wywierania wpływu w sytuacji jeden na jeden?

  • Mów więcej o swoim rozmówcy, a nie o sobie; przed spotkaniem przygotuj sobie dwa lub trzy pytania, które będziesz mógł zadać.
  • Miej przy sobie coś wartościowego: cytat, historię, książkę, które będziesz mógł ofiarować.
  • Pod koniec rozmowy zapytaj, czy możesz w jakiś sposób pomóc. Gotowość do niesienia pomocy wywiera silniejsze i bardziej długotrwałe wrażenie niż słowa.

Jak porozumiewać się z grupą?

  • Musisz przejąć inicjatywę. W tym celu:
  • Poszukaj sposobów chwalenia ludzi za ich pomysły i działania.
  • Poszukaj sposobów wspomagania ludzi w rozwoju.
  • Nie przypisuj sobie zasługi, gdy grupa odniesie sukces, i nie poszukuj winnych, gdy zdarzy się porażka. 
  • Zastanów się, w jaki sposób wszyscy członkowie grupy mogą wspólnie świętować sukces.

Jak skutecznie porozumiewać się z publicznością?

  • Daj słuchaczom do zrozumienia, że przebywanie z nimi sprawia Ci przyjemność. 
  • Powiedz im, że chcesz, by się rozwijali.
  • Powiedz im, jak się rozwijasz dzięki nim.
  • Powiedz im, że czas, który tego dnia z nimi spędzasz, jest dla Ciebie najważniejszy. (Maxwell, 2017, s. 35–36).

Skoncentrowanie na innych

Porozumiewanie się zawsze dotyczy tych, z którymi wchodzimy w relacje, a więc kluczowe jest, by koncentrować się na otoczeniu i potrzebach ludzi, z którymi pozostajemy w interakcjach społecznych. Komunikując się z innymi, miej na uwadze, że bez względu na to, z kim wchodzisz w relacje, każdy potrzebuje od Ciebie jako lidera „zaopiekowania”, czyli poczucia, że może Ci zaufać, że troszczysz się o niego i możesz mu pomóc. Skoro potrzeby innych są najistotniejsze, daj swoim partnerom komunikacji odczuć, że są dla Ciebie ważni poprzez:

  • uważne słuchanie,
  • odnajdywanie wspólnych wartości,
  • identyfikowanie mocnych stron rozmówcy,
  • docenianie jego zaangażowania, otwartości, szczerości,
  • dawanie możliwości realizacji siebie i swoich pomysłów,
  • podkreślanie, jak ważne jest dla Ciebie przebywanie z nim (Maxwell 2017, s. 57–59).

Mówienie całym sobą

Komunikowanie się to nie tylko wypowiadanie słów. Sztuka porozumienia wymaga umiejętności łączenia słów z tonacją głosu, mimiką twarzy i językiem ciała, ponieważ relacje zachodzą na kilku poziomach: werbalnym, emocjonalnym, sensorycznym – wrażenia wzrokowe, dotykowe, słuchowe, węchowe, ruchowe. Istotne jest zatem, by wciąż doskonalić komunikację nie tylko w obszarze słów, ale również na 
płaszczyźnie pozawerbalnej, w czym może pomóc kilka poniższych wskazówek:

  • Nawiązuj kontakt wzrokowy. Oczy są oknami duszy, dostrzegaj serce drugiej osoby i pokazuj własne. Uśmiechaj się, dając sygnał, że cieszysz się z bycia razem. 
  • Nawiązuj kontakt intelektualny. Zadawaj pytania, słuchaj z uwagą, przywiązuj wagę do tego, co słyszysz. Rób pauzy w ważnych momentach, zapraszając do refleksji. Wychwytuj to, na czym inni mogą budować i co może stać się punktem wyjścia do ich rozwoju.
  • Nawiązuj kontakt emocjonalny. Nie naruszając granic osobistych i przestrzegając zasad przyjętych w kontaktach z osobami płci przeciwnej, używaj sygnałów dotykowych. Używaj świadomie mimiki twarzy. Dostrzegaj emocje innych i reaguj na nie (Maxwell 2017, s. 79–82).

Wyzwolenie w sobie energii

Lider to ktoś, kto pociąga za sobą innych, a zatem ma w sobie moc wyzwalania energii, dzięki której wpływa na swoje otoczenie. Taka energia jest niezwykle cenna podczas nawiązywania nowych relacji, o czym pisze Susan RoAne w książce Jak to powiedzieć? Rozmowa jako droga do sukcesu zawodowego i towarzyskiego. Według autorki osoby, które potrafią skutecznie nawiązywać znajomości:

  • Sprawiają, że inni czują się komfortowo.
  • Są pewne siebie i odprężone.
  • Potrafią śmiać się z siebie (nie z innych).
  • Okazują zainteresowanie innymi osobami: utrzymują kontakt wzrokowy, są otwarte, zadają pytania i aktywnie słuchają. 
  • Serdecznie się witają, podając rękę i uśmiechając się.
  • Promieniują energią i entuzjazmem – radością życia.
  • Opowiadają o aktualnych wydarzeniach w sposób ciekawy, adekwatny do sytuacji, z humorem.
  • Przedstawiają sobie ludzi z zaraźliwym entuzjazmem, który skłania ich do podjęcia konwersacji.
  • Traktują ludzi z szacunkiem i lubią ich – jest to podstawa nawiązania kontaktu.

Również John C. Maxwell podkreśla, że wchodzenie w kontakty z innymi ludźmi wymaga zaangażowania. Przedstawia pięć spostrzeżeń dotyczących wykorzystania i ukierunkowania energii do porozumiewania się z ludźmi oraz związanych z tym działań:

Porozumiewanie się wymaga inicjatywy… Bądź pierwszy:

  • nie czekaj, aż druga strona wykona pierwszy krok; 
  • nie czekaj na idealny moment, by wykazać się inicjatywą wobec innych osób;
  • naucz się pokonywania uczucia zakłopotania;
  • idź do przodu, przełamując własne obawy i lęki.

Porozumiewanie się wymaga jasności… Przygotuj się:

  • miej jasny umysł, by w odpowiednim momencie móc zadziałać;
  • przygotuj się w trzech obszarach: 
    • przygotowanie osobiste – znajomość samego siebie i rozwój osobisty pozwalają Ci świadomie planować i podejmować działania;
    • znajomość rozmówców – im lepiej znasz ludzi, tym łatwiej Ci z nimi współpracować, a więc daj sobie czas i nie żałuj energii na to, by zdobyć informacje o innych: kim są, o co im chodzi, skąd się wzięli, dlaczego są na spotkaniu, czego oczekują, co możesz im dać;
    • przygotowanie profesjonalne – znajomość zagadnień merytorycznych pozwala Ci przykuć uwagę innych poprzez to, że postrzegają Cię jako eksperta, a zatem warto byś wiedział, o czym mówisz.

Porozumiewanie się wymaga cierpliwości… Zwolnij:

  • pośpiech przeszkadza w efektywnym komunikowaniu się, a szybki styl komunikacji powoduje, że pozostajemy sami, dlatego mimo iż zwolnienie wymaga energii, warto ją zainwestować i poczekać, aż inne osoby będą gotowe pójść z nami.

Porozumiewanie się wymaga bezinteresowności… 
Dawaj coś od siebie:

  • bycie kimś, kto daje, wymaga dużej ilości energii, ale jednocześnie tworzy relację: „wygrany–wygrany”, a zatem energia osoby dającej również rośnie;
  • koncentrowanie się na dawaniu ułatwia porozumiewanie się, ponieważ inni to odczuwają, że to, co robisz jest bezinteresowne;
  • wkładanie w to, co się robi, całego siebie powoduje, że ludzie chcą pozostać w relacji.

Porozumiewanie się wymaga wytrwałości… Regeneruj siły:

  • porozumiewanie się wymaga dużego wysiłku intelektualnego, emocjonalnego i fizycznego, dlatego wymaga nauczenia się, jak utrzymywać baterie w stanie naładowania, a to wiąże się z uszczelnianiem „wycieków” energii dzięki ich wcześniejszej identyfikacji (wyciekiem energii może być np. praca nad drobnymi szczegółami projektu) oraz z dowiedzeniem się, co „ładuje akumulatory”, czyli z identyfikacją tego, co dodaje energii, np. spacer, drzemka, partyjka golfa (Maxwell 2017, s. 88–101).

Sztuka porozumienia wymaga umiejętności łączenia słów z tonacją głosu, mimiką twarzy i językiem ciała, ponieważ relacje zachodzą na kilku poziomach: werbalnym, emocjonalnym, sensorycznym.

Skuteczność prostoty

Zdaniem Ralpha Waldo Emersona: „Prostota kryje w sobie wielkość”. Nie trzeba więc nadzwyczajnych umiejętności, by skutec...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Przedszkola"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy