Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor a finanse

15 listopada 2018

NR 96 (Listopad 2018)

Zamknięcie roku finansowego oraz planowanie kolejnego

0 527

Do sprawozdań finansowych sporządzanych za 2018 r. stosuje się rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla jednostek budżetowych, obowiązujące od 1 stycznia 2018 r. Załączniki do rozporządzenia, stanowiące jego integralną część, zawierają plany kont oraz zakresy informacyjne poszczególnych części sprawozdania finansowego.

Zmiany w przepisach

Zgodnie z § 23 ust. 1 rozporządzenia przedszkole ma obowiązek – na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – sporządzenia sprawozdania finansowego składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienia zmian w funduszu oraz informacji dodatkowej.
Jednostkowe sprawozdanie finansowe przedszkola składa się z:

POLECAMY

  1. bilansu zawierającego informacje w zakresie ustalonym dla jednostki budżetowej w załączniku nr 5 do rozporządzenia (§ 23 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),
  2. rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), który odzwierciedla informacje określone w załączniku nr 10 do rozporządzenia (§ 23 ust. 7 rozporządzenia),
  3. zestawienia zmian w funduszu zawierającego informacje zawarte w załączniku nr 11 do rozporządzenia (§ 23 ust. 8 rozporządzenia),
  4. informacji dodatkowej, której zakres określa załącznik nr 12 do rozporządzenia (§ 23 ust. 8 rozporządzenia).

W poprzednim stanie prawnym przedszkole prezentowało dodatkowe informacje jako uzupełnienie lub objaśnienie w ramach poszczególnych elementów sprawozdania, np. bilansu, rachunku zysków i strat lub zestawienia zmian w funduszu. Obecnie informacja dodatkowa stanowi integralną część sprawozdania finansowego i ma za zadanie uszczegółowić i uzupełnić dane liczbowe zawarte w pozostałych elementach sprawozdania. Należy w niej zawrzeć dane liczbowe, opisowe i wyjaśnienia, które zapewnią rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przedszkola.

Czynności związane z zamknięciem roku finansowego

Aby rzetelnie i jasno przedstawić swoją sytuację majątkową i finansową oraz prawidłowo ustalić wynik finansowy, przedszkole powinno przeprowadzić określone czynności. Można je podzielić na pięć etapów. 

1 Etap 
Sprawdzenie kompletności i poprawności ewidencji księgowej

Na początku przedszkole powinno sprawdzić, czy prowadzona przez nie ewidencja księgowa jest kompletna i poprawna pod względem formalnym. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Następnie należy przeanalizować, czy zostały ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz przedszkola przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Zapewnienie kompletności i poprawności ksiąg rachunkowych wiąże się m.in. z koniecznością wprowadzenia do nich wszystkich operacji dotyczących danego roku.

2 Etap 
Inwentaryzacja majątku

Inwentaryzacja obejmuje wszystkie czynności, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku przedszkola. Każde publiczne przedszkole ma obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W związku z tym informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być uznane za wiarygodne tylko wtedy, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości1 zawiera informacje dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania 
inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących techniki jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Zapis ustawowy dotyczy zakresu i częstotliwości inwentaryzacji, jednak praktyczna strona zagadnienia nie jest uregulowana przepisami prawa. Przepisy nie określają procedur związanych z organizacją inwentaryzacji i w tym przypadku korzysta się z zasad utrwalonych przez powszechną praktykę i zwyczaje.
Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji uzależnione jest od jej właściwego przygotowania. Proces przygotowania inwentaryzacji może obejmować przykładowo następujące czynności:

  • opracowanie planu, zakresu, przedmiotu i harmonogramu inwentaryzacji;
  • powołanie komisji inwentaryzacyjnej;
  • wydanie zarządzenia przez dyrektora przedszkola w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji; powinno ono określać w szczególności: rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją, terminy przeprowadzenia inwentaryzacji, czyli konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia;
  • zorganizowanie, przed inwentaryzacją, szkolenia członków zespołów spisowych oraz osób materialnie odpowiedzialnych; członkami zespołów powinny być osoby kompetentne, bezstronne i obiektywne, którym dobrze znana jest gospodarka magazynowa, przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury, nie powinno się powoływać osób nieposiadających odpowiednich kwalifikacji oraz niezapewniających bezstronności spisu, osób, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątku objęte spisem z natury, a także pracowników księgowości prowadzących ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją;
  • likwidacja zapasów i urządzeń zniszczonych i uzupełnienie dokumentów dotyczących ich eliminacji z ewidencji;
  • określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury.

Czynności spisowe uważa się za zakończone po ujęciu w arkuszach spisowych rzeczywistych stanów wszystkich składników
podlegających spisowi. Sprawozdanie zawiera końcowe wnioski z przeprowadzonej inwentaryzacji. Powinno zawierać pozytywne i negatywne uwagi oraz spostrzeżenia na temat przygotowania poszczególnych pól spisowych, wskazanie trudności (w ujęciu chronologicznym), jakie napotkano w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji, a także komentarz do wniosków wskazanych w sprawozdaniach poszczególnych zespołów spisowych i końcowe wnioski samej komisji inwentaryzacyjnej. 
Inwentaryzację można przeprowadzić także metodą potwierdzenia salda składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

3 Etap 
Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy

Na tym etapie dokonywana jest weryfikacja i aktualizacja aktywów i pasywów, poprzez ich wycenę na dzień bilansowy. Powinna zostać zapewniona kompletność i współmierność przychodów i związanych z nimi kosztów. W trakcie trwania roku obrotowego rzeczowe składniki majątku ujmowane są w księgach rachunkowych według cen ich nabycia, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu – w wartości określonej w tej decyzji, otrzymane na podstawie darowizny – w wartości rynkowej na dzień nabycia, a należności, zobowiązania oraz środki pieniężne – według ich wartości nominalnej. Na dzień bilansowy ich wstępna wartość nie jest wartością aktualną, dlatego należy dokonać wyceny bilansowej wszystkich tych elementów na ostatni dzień roku obrotowego. W praktyce oznacza to, że poszczególne składniki aktywów i pasywów trzeba wycenić, stosując wartości, które rzeczywiście zostały poniesione na ich nabycie, nieodpłatne otrzymanie. 

4 Etap 
Zestawienie obrotów i sald

Zestawienie obrotów i sald sporządzone na dzień bilansowy służy za punkt wyjścia do sporządzenia bilansu oraz rachunku zysków i strat. Salda debetowe kont bilansowych zestawienia obrotów i sald stanowią aktywa, a salda kredytowe kont bilansowych – pasywa bilansu, natomiast obroty kont przychodów i kosztów są podstawą do sporządzenia rachunku zysków i strat. Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną i informacyjną. Funkcja kontrolna polega na ujawnieniu błędów popełnionych podczas zapisów księgowych. Natomiast funkcja informacyjna umożliwia zorientowanie się w zmianach obrotów i sald w poszczególnych okresach sprawozdawczych (miesiącach i narastająco od początku roku). Pozwala to ustalić zmiany obrotów w danych składnikach majątku i ocenić ich wpływ na wynik finansowy. W prawidłowo sporządzonym zestawieniu obrotów i sald suma obrotów debetowych wszystkich kont równa jest sumie obrotów kredytowych, a suma sald debetowych wszystkich kont jest równa sumie sald kredytowych. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Na podstawie sporządzonego zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych przedszkole może zweryfikować wewnętrzną zgodność ewidencji syntetycznej, sprawdzając, czy:

  • suma obrotów po stronie Wn wszystkich kont księgi głównej (tj. kont syntetycznych) równa się sumie obrotów po stronie Ma tych kont,
  • suma sald po stronie Wn wszystkich kont księgi głównej równa się sumie sald po stronie Ma tych kont.

Gdy konta syntetyczne w przedszkolu są zgodne, należy przejść do uzgodnienia kont syntetycznych z kontami analitycznymi, sprawdzając, czy:

  • suma sald po stronie Wn wszystkich kont analitycznych prowadzonych do każdego konta syntetycznego równa się wielkości salda Wn tego konta syntetycznego,
  • suma sald po stronie Ma wszystkich kont analitycznych prowadzonych do każdego konta syntetycznego równa się wielkości salda Ma tego konta syntetycznego.

Zgodność analityki z syntetyką powinna być spełniona w odniesieniu do wszystkich tych kont syntetycznych, do których przedszkole prowadzi konta analityczne.
Jak wynika z treści art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie umożliwiającym sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych, a za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym. W związku z powyższym jednostka, której rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2018 r., zestawienie obrotów i sald za ten rok powinna sporządzić najpóźniej do 25 marca 2019 r.

5 Etap 
Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych

Bilans jest wartościowym zestawieniem aktywów i pasywów sporządzanym na określony dzień i w określonej formie. Stanowi część sprawozdania finansowego. Sporządza się go na podstawie zamkniętych ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz z uwzględnieniem rozwiązań przyjętych w zakładowym planie kont. Jest to zestawienie składające się z aktywów (majątek przedszkola) oraz pasywów (źródła finansowania majątku). Sumy bilansowe po stronie aktywów i pasywów są zawsze równe.
Wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych należy dokonać na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia kończącego ten rok. Ponieważ w przedszkolu rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to wstępne zamknięcie ksiąg za 2018 r. powinno nastąpić na dzień 31 grudnia 2018 r., nie później niż do 31 marca 2019 r. Terminem sporządzenia i przekazania podpisania sprawozdań finansowych za 2018 rok (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu oraz informacje dodatkowe) jest 31 marca 2019 r.

Otwarcie ksiąg rachunkowych 

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o rachunkowości przedszkole otwiera księgi rachunkowe na początek następnego roku obrotowego, przy czym otwarcia ksiąg rachunkowych należy dokonać na dzień 1 stycznia 2019 r., lecz nie później niż do 15 stycznia 2019 r.
Bilans otwarcia musi się równać bilansowi zamknięcia (BO = BZ). Otwarcie ksiąg rachunkowych...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Przedszkola"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy