Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor a finanse

13 lutego 2018

NR 86 (Listopad 2017)

Podsumowanie kontroli zarządczej za rok 2017

468

Od samego początku obowiązywania zasad kontroli zarządczej, czyli praktycznie od roku 2010, dyrektorzy placówek podlegających rygorom tej swoistej formy nadzoru nad przebiegiem procesu zarządzania w jednostkach publicznych są zobowiązywani do składania organom prowadzącym, którymi są jednostki samorządu terytorialnego, dokumentu stanowiącego zwięzłą wersję informacji o stanie kontroli zarządczej.

 

Należy jednak pamiętać o tym, że z czysto formalnego względu obowiązku składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej ustawa1 nie nakłada na kierowników jednostek podsektora samorządowego. A takimi właśnie jednostkami są publiczne przedszkola, dla których organem prowadzącym są właściwe jednostki samorządu terytorialnego, i to każdego stopnia.

Jednak trzeba zwrócić szczególną uwagę na fakt, że informacja taka powinna być starannie przygotowana przez dyrektora przedszkola na podstawie podsumowania wszystkich działań podejmowanych w ramach kontroli zarządczej w roku sprawozdawczym. Jest to tym bardziej istotne, gdyż tego typu działanie stanowi doskonały sposób realnego udokumentowania rzeczywistego stanu kontroli zarządczej w przedszkolu. Co do zasady każda osoba sprawująca jakąkolwiek funkcję kierowniczą w organizacji (a przedszkole publiczne spełnia wszystkie podstawowe wymagania organizacji, inaczej mówiąc – wykazuje wszelkie jej charakterystyczne cechy) doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że systematycznie, co jakiś czas, musi udzielić odpowiedzi na zasadnicze pytanie typu: jak w rzeczywistości wygląda przedmiotowe zagadnienie czy problem? Odpowiedź na tak postawione pytanie jest udzielana w celu uzyskania wiarygodnych informacji dotyczących tego, co należy zrobić, aby skorygować to, co jest możliwe do poprawienia czy tylko do skorygowania. Temu właśnie często służą przeprowadzane w przedszkolu kontrole wewnętrzne lub profesjonalne audyty. Niezwykle podobnie sytuacja wygląda w przypadku kontroli zarządczej. Z tego też względu na podstawie zapisów standardu E1, a zwłaszcza E22, kontroli zarządczej przynajmniej raz w roku dyrektor przedszkola jest zobowiązany do przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w swojej placówce, która powinna być wynikiem rzetelnego i wszechstronnego jej  podsumowania.

Do podstawowych celów kontroli zarządczej zalicza się zapewnienie w szczególności:

  • zgodności działalności szkoły lub placówki z przepisami obowiązującego prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
  • skuteczności i efektywności działań podejmowanych w przedszkolu – zwłaszcza tych związanych z osiąganiem jej celów;
  • wiarygodności przedkładanych sprawozdań;
  • ochrony posiadanych zasobów wszystkich typów;
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji;
  • zarządzania ryzykiem.

 

Na podstawie zapisów standardu E1, a zwłaszcza E2, kontroli zarządczej
przynajmniej raz w roku dyrektor przedszkola jest zobowiązany
do przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej
w swojej placówce, która powinna być wynikiem rzetelnego
i wszechstronnego jej podsumowania.

 

Obszary realizowania kontroli zarządczej, co do zasady, są bardzo zbieżne z obszarami kontroli realizowanej w szkole w ramach nadzoru pedagogicznego, do których zalicza się:

  • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – tu występuje określony katalog dokumentów, które mogą być wykorzystywane w procesie kontroli, mogą to być: procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne, niewymienione dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej;
  • nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji;
  • zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych przy wykorzystaniu m.in. wyników analizy ryzyka;
  • ochronę zasobów jednostki w taki sposób, aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione do tego osoby.

 

Samoocena

Przy samoocenie stanu kontroli zarządczej należy z reguły posługiwać się specjalnie opracowanymi narzędziami i zestawieniami stanowiącymi właśnie podsumowanie uzyskanych i zweryfikowanych informacji. Jednym z bardzo typowych narzędzi jest skonstruowany w bardzo przejrzysty sposób tzw. arkusz samooceny. Opracowuje się go w równie bardzo prosty sposób, ale jednocześnie jest on niezwykle pomocny w sprawnym i uporządkowanym przeprowadzeniu procesu podsumowania procesu kontroli zarządczej. W swojej istocie arkusz ten stanowi zbiór informacji zebranych z poszczególnych obszarów i zakresów zarządzania przedszkolem pozwalających dyrektorowi jednoznacznie ocenić, jak wygląda aktualnie stan kontroli zarządczej (a w praktyce funkcjonowanie całego przedszkola) w wybranym zakresie lub też w całości. Podobnie wygląda to w przypadku ewaluacji wewnętrznej obowiązującej we wszystkich publicznych placówkach oświatowych3. Albo decydujemy się na całościową, albo w danym okresie (najczęściej jest to rok szkolny) wybieramy określony pojedynczy problem, zagadnienie czy obszar (istotny lub ważny dla prawidłowego funkcjonowania przedszkola) i w ramach tego obszaru zbieramy wszystkie niezbędne i dostępne zarazem informacje oraz dokonujemy ich wieloczynnikowej analizy podsumowującej, a w jej  konsekwencji uprawnionej oceny. W przypadku placówki oświatowej do dokonywania samooceny nie tylko każdy dyrektor, ale i każdy nauczyciel, jest przygotowany, ponieważ jest ona realizowana od lat (np. w ramach składania przez nauczycieli informacji o zrealizowanych zadaniach w czasie ostatniego roku, zawiera również konkretne informacje dotyczące realizacji podstawy programowej i to w co najmniej trzech płaszczyznach – a ponadto w placówkach publicznych doszła jeszcze jedna obowiązkowa informacja dotycząca efektywności działań podejmowanych w ramach udzielanej uczniowi lub dziecku pomocy psychologiczno-pedagogicznej4), a ostatnio w formie autoewaluacji oraz ewaluacji wewnętrznej. Dobry dyrektor musi jednak pamiętać o podstawowych zasadach dotyczących planowania dydaktycznego i przygotowywania programów wychowania przedszkolnego5 oraz nierozerwalnie związanej z tym analizie systematycznej realizacji podstawy programowej wraz z dokładną informacją o realizacji przyjętych planów edukacyjnych.

W przypadku procesu podsumowywania i samooceny, a w jego konsekwencji wiarygodnej informacji, niezwykle istotny jest mechanizm bieżącego kontrolowania pracy wykonywanej przez pracowników oraz adekwatne reagowanie dyrektora lub innych osób kontrolujących na wszystkie sytuacje, które mają miejsce akurat w trakcie realizacji zadań (zwłaszcza przy zagrożeniu realizacji zadania, a nawet ewentualnego nieosiągnięcia założonego celu lub celów). Bieżące dokumentowanie czynności wynikających z obowiązku monitorowania może polegać na raportowaniu stanu realizacji poszczególnych zadań (np. prawidłowa realizacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej). Jest to szczególnie pomocne przy określeniu przyczyn pojawienia się negatywnych skutków ich wykonania (zarządzanie ryzykiem). Realizacja tego zadania w placówce odbywa się w praktyce podczas wykonywania bieżących obowiązków dyrektora przedszkola, a zwłaszcza poprzez właściwe sprawowanie nowego nadzoru pedagogicznego w placówce6. Należy zawsze mieć na względzie fakt, że głównym obszarem wpisującym się w działania wynikające z realizacji kontroli zarządczej jest sprawowany przez dyrektora na mocy odrębnych przepisów nadzór pedagogiczny. To przecież w ramach sprawowanego nadzoru pedagogicznego dyrektor kontroluje przestrzeganie przez nauczycieli przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności szkół i placówek7.

Po dokładnej analizie wyników monitorowania, kontroli i samooceny dyrektor przedszkola powinien odpowiednio zareagować, czyli wyeliminować/zmienić/wdrożyć odpowiednie mechanizmy zmierzające do poprawy istniejącego stanu. Oczywiście jest to uzależnione w znacznej mierze właśnie od wyniku przeprowadzonej analizy zebranych w ramach procesu samooceny, informacji. Reakcja dyrektora powinna, w swoich założeniach, służyć realizacji zaplanowanych celów i podjętych przez przedszkole zadań. Efektem tych działań jest nowy, ale konkretny (mierzalny i realny) stan, w którym dyrektor może bez większego problemu stwierdzić, że uzyskał zapewnienie o stanie kontroli zarządczej w jego placówce. Przygotowywana w tym względzie informacja dyrektora przedszkola może być w zasadzie podsumowaniem sprawowanego przez niego nadzoru pedagogicznego, realizacji planu finansowego, stanu majątku przedszkola czy sytuacji kadrowej. W informacji należy również uwzględnić konkretne dane dotyczące przepływu informacji i dokumentów w przedszkolu (funkcjonowanie instrukcji kancelaryjnej).
W bieżącym roku, z uwagi na jego wyjątkową specyfikę, w podsumowaniu kontroli zarządczej należy dodatkowo zwrócić uwagę (podsumować i przeanalizować) na wszystkie działania związane z przygotowaniem wdrażania założeń reformy systemu oświatowego oraz ich efektywnością. Chodzi zwłaszcza o działania kadrowe, bazowe, logistyczne podejmowane pod koniec minionego roku szkolnego. Następnie należy odnieść się do tych działań wdrożeniowych, które zostały przeprowadzone na początku bieżącego roku szkolnego – zwłaszcza tych związanych z praktycznym wprowadzaniem w życie przedszkola nowych regulacji  prawnych.

 

Regulacje prawne

Pomimo braku formalnego obowiązku w tym względzie należy jednak mieć świadomość faktu, że w sytuacji gdy przełożony dyrektora z jego organu prowadzącego zażyczy sobie takiej informacji, to dyrektor jest zobowiązany mu ją przedstawić (reakcja na polecenie służbowe – najlepiej gdyby było wyrażone w formie pisemnej). Znamiona takiej informacji w zupełności wyczerpuje proste oświadczenie...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy