Dołącz do czytelników
Brak wyników

Dyrektor a finanse

13 lutego 2018

NR 86 (Listopad 2017)

Podsumowanie kontroli zarządczej za rok 2017

0 354

Od samego początku obowiązywania zasad kontroli zarządczej, czyli praktycznie od roku 2010, dyrektorzy placówek podlegających rygorom tej swoistej formy nadzoru nad przebiegiem procesu zarządzania w jednostkach publicznych są zobowiązywani do składania organom prowadzącym, którymi są jednostki samorządu terytorialnego, dokumentu stanowiącego zwięzłą wersję informacji o stanie kontroli zarządczej.

 

Należy jednak pamiętać o tym, że z czysto formalnego względu obowiązku składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej ustawa1 nie nakłada na kierowników jednostek podsektora samorządowego. A takimi właśnie jednostkami są publiczne przedszkola, dla których organem prowadzącym są właściwe jednostki samorządu terytorialnego, i to każdego stopnia.

Jednak trzeba zwrócić szczególną uwagę na fakt, że informacja taka powinna być starannie przygotowana przez dyrektora przedszkola na podstawie podsumowania wszystkich działań podejmowanych w ramach kontroli zarządczej w roku sprawozdawczym. Jest to tym bardziej istotne, gdyż tego typu działanie stanowi doskonały sposób realnego udokumentowania rzeczywistego stanu kontroli zarządczej w przedszkolu. Co do zasady każda osoba sprawująca jakąkolwiek funkcję kierowniczą w organizacji (a przedszkole publiczne spełnia wszystkie podstawowe wymagania organizacji, inaczej mówiąc – wykazuje wszelkie jej charakterystyczne cechy) doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że systematycznie, co jakiś czas, musi udzielić odpowiedzi na zasadnicze pytanie typu: jak w rzeczywistości wygląda przedmiotowe zagadnienie czy problem? Odpowiedź na tak postawione pytanie jest udzielana w celu uzyskania wiarygodnych informacji dotyczących tego, co należy zrobić, aby skorygować to, co jest możliwe do poprawienia czy tylko do skorygowania. Temu właśnie często służą przeprowadzane w przedszkolu kontrole wewnętrzne lub profesjonalne audyty. Niezwykle podobnie sytuacja wygląda w przypadku kontroli zarządczej. Z tego też względu na podstawie zapisów standardu E1, a zwłaszcza E22, kontroli zarządczej przynajmniej raz w roku dyrektor przedszkola jest zobowiązany do przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w swojej placówce, która powinna być wynikiem rzetelnego i wszechstronnego jej  podsumowania.

Do podstawowych celów kontroli zarządczej zalicza się zapewnienie w szczególności:

  • zgodności działalności szkoły lub placówki z przepisami obowiązującego prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
  • skuteczności i efektywności działań podejmowanych w przedszkolu – zwłaszcza tych związanych z osiąganiem jej celów;
  • wiarygodności przedkładanych sprawozdań;
  • ochrony posiadanych zasobów wszystkich typów;
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji;
  • zarządzania ryzykiem.

 

Na podstawie zapisów standardu E1, a zwłaszcza E2, kontroli zarządczej
przynajmniej raz w roku dyrektor przedszkola jest zobowiązany
do przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej
w swojej placówce, która powinna być wynikiem rzetelnego
i wszechstronnego jej podsumowania.

 

Obszary realizowania kontroli zarządczej, co do zasady, są bardzo zbieżne z obszarami kontroli realizowanej w szkole w ramach nadzoru pedagogicznego, do których zalicza się:

  • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – tu występuje określony katalog dokumentów, które mogą być wykorzystywane w procesie kontroli, mogą to być: procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne, niewymienione dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej;
  • nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji;
  • zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych przy wykorzystaniu m.in. wyników analizy ryzyka;
  • ochronę zasobów jednostki w taki sposób, aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione do tego osoby.

 

Samoocena

Przy samoocenie stanu kontroli zarządczej należy z reguły posługiwać się specjalnie opracowanymi narzędziami i zestawieniami stanowiącymi właśnie podsumowanie uzyskanych i zweryfikowanych informacji. Jednym z bardzo typowych narzędzi jest skonstruowany w bardzo przejrzysty sposób tzw. arkusz samooceny. Opracowuje się go w równie bardzo prosty sposób, ale jednocześnie jest on niezwykle pomocny w sprawnym i uporządkowanym przeprowadzeniu procesu podsumowania procesu kontroli zarządczej. W swojej istocie arkusz ten stanowi zbiór informacji zebranych z poszczególnych obszarów i zakresów zarządzania przedszkolem pozwalających dyrektorowi jednoznacznie ocenić, jak wygląda aktualnie stan kontroli zarządczej (a w praktyce funkcjonowanie całego przedszkola) w wybranym zakresie lub też w całości. Podobnie wygląda to w przypadku ewaluacji wewnętrznej obowiązującej we wszystkich publicznych placówkach oświatowych3. Albo decydujemy się na całościową, albo w danym okresie (najczęściej jest to rok szkolny) wybieramy określony pojedynczy problem, zagadnienie czy obszar (istotny lub ważny dla prawidłowego funkcjonowania przedszkola) i w ramach tego obszaru zbieramy wszystkie niezbędne i dostępne zarazem informacje oraz dokonujemy ich wieloczynnikowej analizy podsumowującej, a w jej  konsekwencji uprawnionej oceny. W przypadku placówki oświatowej do dokonywania samooceny nie tylko każdy dyrektor, ale i każdy nauczyciel, jest przygotowany, ponieważ jest ona realizowana od lat (np. w ramach składania przez nauczycieli informacji o zrealizowanych zadaniach w czasie ostatniego roku, zawiera również konkretne informacje dotyczące realizacji podstawy programowej i to w co najmniej trzech płaszczyznach – a ponadto w placówkach publicznych doszła jeszcze jedna obowiązkowa informacja dotycząca efektywności działań podejmowanych w ramach udzielanej uczniowi lub dziecku pomocy psychologiczno-pedagogicznej4), a ostatnio w formie autoewaluacji oraz ewaluacji wewnętrznej. Dobry dyrektor musi jednak pamiętać o podstawowych zasadach dotyczących planowania dydaktycznego i przygotowywania programów wychowania przedszkolnego5 oraz nierozerwalnie związanej z tym analizie systematycznej realizacji podstawy programowej wraz z dokładną informacją o realizacji przyjętych planów edukacyjnych.

W przypadku procesu podsumowywania i samooceny, a w jego konsekwencji wiarygodnej informacji, niezwykle istotny jest mechanizm bieżącego kontrolowania pracy wykonywanej przez pracowników oraz adekwatne reagowanie dyrektora lub innych osób kontrolujących na wszystkie sytuacje, które mają miejsce akurat w trakcie realizacji zadań (zwłaszcza przy zagrożeniu realizacji zadania, a nawet ewentualnego nieosiągnięcia założonego celu lub celów). Bieżące dokumentowanie czynności wynikających z obowiązku monitorowania może polegać na raportowaniu stanu realizacji poszczególnych zadań (np. prawidłowa realizacja pomocy psychologiczno-pedagogicznej). Jest to szczególnie pomocne przy określeniu przyczyn pojawienia się negatywnych skutków ich wykonania (zarządzanie ryzykiem). Realizacja tego zadania w placówce odbywa się w praktyce podczas wykonywania bieżących obowiązków dyrektora przedszkola, a zwłaszcza poprzez właściwe sprawowanie nowego nadzoru pedagogicznego w placówce6. Należy zawsze mieć na względzie fakt, że głównym obszarem wpisującym się w działania wynikające z realizacji kontroli zarządczej jest sprawowany przez dyrektora na mocy odrębnych przepisów nadzór pedagogiczny. To przecież w ramach sprawowanego nadzoru pedagogicznego dyrektor kontroluje przestrzeganie przez nauczycieli przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej oraz innej działalności szkół i placówek7.

Po dokładnej analizie wyników monitorowania, kontroli i samooceny dyrektor przedszkola powinien odpowiednio zareagować, czyli wyeliminować/zmienić/wdrożyć odpowiednie mechanizmy zmierzające do poprawy istniejącego stanu. Oczywiście jest to uzależnione w znacznej mierze właśnie od wyniku przeprowadzonej analizy zebranych w ramach procesu samooceny, informacji. Reakcja dyrektora powinna, w swoich założeniach, służyć realizacji zaplanowanych celów i podjętych przez przedszkole zadań. Efektem tych działań jest nowy, ale konkretny (mierzalny i realny) stan, w którym dyrektor może bez większego problemu stwierdzić, że uzyskał zapewnienie o stanie kontroli zarządczej w jego placówce. Przygotowywana w tym względzie informacja dyrektora przedszkola może być w zasadzie podsumowaniem sprawowanego przez niego nadzoru pedagogicznego, realizacji planu finansowego, stanu majątku przedszkola czy sytuacji kadrowej. W informacji należy również uwzględnić konkretne dane dotyczące przepływu informacji i dokumentów w przedszkolu (funkcjonowanie instrukcji kancelaryjnej).
W bieżącym roku, z uwagi na jego wyjątkową specyfikę, w podsumowaniu kontroli zarządczej należy dodatkowo zwrócić uwagę (podsumować i przeanalizować) na wszystkie działania związane z przygotowaniem wdrażania założeń reformy systemu oświatowego oraz ich efektywnością. Chodzi zwłaszcza o działania kadrowe, bazowe, logistyczne podejmowane pod koniec minionego roku szkolnego. Następnie należy odnieść się do tych działań wdrożeniowych, które zostały przeprowadzone na początku bieżącego roku szkolnego – zwłaszcza tych związanych z praktycznym wprowadzaniem w życie przedszkola nowych regulacji  prawnych.

 

Regulacje prawne

Pomimo braku formalnego obowiązku w tym względzie należy jednak mieć świadomość faktu, że w sytuacji gdy przełożony dyrektora z jego organu prowadzącego zażyczy sobie takiej informacji, to dyrektor jest zobowiązany mu ją przedstawić (reakcja na polecenie służbowe – najlepiej gdyby było wyrażone w formie pisemnej). Znamiona takiej informacji w zupełności wyczerpuje proste oświadczenie...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań magazynu "Monitor Dyrektora Przedszkola"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • Możliwość pobrania materiałów dodatkowych
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy