Planowanie budżetu przedszkola – jak uniknąć nieprawidłowości?

Uwaga na sprawozdanie

Należy pamiętać, że właściwe planowanie budżetowe i przygotowanie projektu planu finansowego na kolejny rok rozpoczyna się jeszcze na etapie tworzenia sprawozdania finansowego jednostki, dlatego prawidłowe jego przygotowanie ma bezpośredni wpływ na kształt finansów jednostki.

Przytoczyć tu należy wymogi rozporządzenia MRiF z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Stosownie do treści § 23 tego aktu prawnego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe składające się z:

• bilansu,
• rachunku zysków i strat (wariant porównawczy),
• zestawienia zmian w funduszu,
• informacji dodatkowej.

Bilans powinien zawierać informacje określone w załączniku nr 5 do ww. rozporządzenia, a w rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) powinny znaleźć się informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 10 do tego aktu prawnego. Z kolei w zestawieniu zmian w funduszu należy umieścić informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 11 do rozporządzenia. 

Zgodnie z tymi przepisami w bilansie wykazywane są pasywa i aktywa trwałe – wartości niematerialne i prawne oraz rzeczowe aktywa trwałe. Wykazuje się zatem środki trwałe, środki trwałe w budowie, należności długoterminowe, należności krótkoterminowe itd. 

Błędem, jaki może popełnić dyrektor, tworząc sprawozdanie z wykonania planu finansowego, jest nieprawidłowe wykazanie stanu na koniec roku poprzedniego. Stan ten bierze się z poprzedniego sprawozdania, a zatem błąd popełniony wówczas będzie powtórzony w aktualnym sprawozdaniu.

Rachunek zysków i strat obejmuje m.in. koszty działalności operacyjnej (amortyzacja, zużycie materiałów i energii, wynagrodzenia) i przychody finansowe.

Zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej obejmuje wykazanie stanu na koniec roku poprzedniego oraz stanu na koniec roku bieżącego, m.in.:

• zrealizowanych wydatków budżetowych,
• zrealizowanych dochodów budżetowych,
• środków na inwestycje,
• aktywów przejętych od zlikwidowanych lub połączonych jednostek,
• aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia,
• aktualizacji środków trwałych.

Błędem, jaki może popełnić dyrektor, tworząc sprawozdanie z wykonania planu finansowego, jest nieprawidłowe wykazanie stanu na koniec roku poprzedniego. Stan ten bierze się z poprzedniego sprawozdania, a zatem błąd popełniony wówczas będzie powtórzony w aktualnym sprawozdaniu i spowoduje nieprawidłowe porównanie stanu zrealizowanych wydatków czy dochodów. Skutkiem takiego błędu będzie natomiast zawyżenie lub zaniżenie m.in. kosztów czy przychodów. 

Należy zauważyć, że w przypadku wystąpienia wspomnianego błędu zastosowanie będzie miał art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którym, jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”. Należy tutaj nadmienić, że – zgodnie z przywołanym w tej regulacji art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości – jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. 

Stosownie do treści § 12 ust. 3 rozporządzenia MF z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych kierownicy samorządowych jednostek budżetowych, a więc również dyrektorzy przedszkoli, mogą dokonywać przeniesień planowanych wydatków w planach finansowych samorządowych jednostek budżetowych w granicach upoważnień przyznanych przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego. 

Oczywiście znalezienie błędów w sprawozdawczości finansowej może wykraczać poza doświadczenie dyrektora przedszkola, co ma istotne znaczenie z uwagi na treść art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Co jednak istotne, regulacja ta odsyła do treści ust. 5, który wprowadza istotne modyfikacje do zakresu odpowiedzialności dyrektora przedszkola. Na jego mocy kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym i art. 6b ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą albo poroz...