Zaliczki na wydatki bieżące udzielane pracownikom przedszkola

Udzielanie zaliczek pracownikom, a tym samym dokonywanie płatności gotówkowych za zakupione towary i usługi w przedszkolu powinno mieć charakter incydentalny, a podstawową formą zapłaty powinien być przelew środków finansowych na rachunek bankowy kontrahenta.

W związku z tym, że przepisy prawne nie regulują kwestii udzielania zaliczek pracownikom samorządowych jednostek budżetowych, zasady ich udzielania, tj. to, komu będą udzielane zaliczki, rodzaje zaliczek funkcjonujących w przedszkolu i terminy ich rozliczania, powinny być uregulowane w polityce rachunkowości przedszkola. 

Komu może być udzielona zaliczka na wydatki

Zaliczka udzielana jest upoważnionemu przez dyrektora pracownikowi przedszkola. Na ogół jest to pracownik, który najczęściej zajmuje się dokonywaniem zakupów (np. kierownik gospodarczy), lub osoba, która merytorycznie zajmuje się określonym zadaniem i w związku z jego realizacją dokonuje zakupów. 

Generalną zasadą jest to, iż zaliczki mogą być udzielane pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę-zlecenie dyrektor przedszkola może udzielić zaliczki, jeżeli rodzaj wykonywanej pracy wymaga dokonania wydatków i osoba przyjmująca zlecenie zwróci się z żądaniem wypłacenia zaliczki. Możliwość taką daje art. 743 Kodeksu cywilnego.

Zaliczka jest udzielana przez dyrektora przedszkola. Zgoda zostaje wyrażona podpisem złożonym przez dyrektora na wniosku o zaliczkę, z którym do dyrektora zgłasza się pracownik przedszkola. 

Rodzaje zaliczek

W przypadku zaliczek na bieżące wydatki przedszkola wyróżniamy zaliczki jednorazowe i stałe.

Zaliczka jednorazowa udzielana jest na zakup konkretnych towarów lub usług. Zazwyczaj jest to zaliczka rozliczana w krótkim czasie. Zaliczka stała jest wygodną formą w przypadku dokonywania stale powtarzających się zakupów, takich jak środki czystości, artykuły biurowe, niektóre powtarzające się usługi. Udzielana jest na dłuższy okres, np. na cały rok kalendarzowy.

Terminy rozliczania zaliczek

Zaliczki muszą być rozliczane w terminie wskazanym we wniosku o zaliczkę. 

Pracownik pobierający określoną kwotę gotówki odpowiada materialnie za pobrane środki finansowe i jest zobowiązany rozliczyć się z nich w określonym terminie. W przypadku nierozliczenia zaliczki w terminie pracodawca może pozostałą jej kwotę potrącić z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Na takie potrącenie zezwala art. 87 § 1 pkt 3 ustawy Kodeks pracy i na takie potrącenie nie jest wymagana zgoda pracownika.

Zaliczki stałe powinny być rozliczne nie rzadziej niż raz w miesiącu (najlepiej pod koniec miesiąca – z wydatków dokonanych w tym miesiącu), natomiast zaliczki jednorazowe należy rozliczać w terminie określonym we wniosku.

W związku z tym, że w jednostkach sektora finansów publicznych budżet musi zamknąć się w obrębie roku kalendarzowego, każda zaliczka musi być rozliczona do 31 grudnia danego roku. 

Dokumentowanie udzielanych pracownikom zaliczek

Podstawą wypłaty zaliczki na wydatki jest wniosek o udzielenie zaliczki. Jest to dokument imienny, wystawiany na nazwisko pracownika, który będzie dokonywał wydatków. Poza tym wniosek o zaliczkę powinien zawierać kwotę zaliczki, rodzaj zaliczki i wydatku oraz datę udzielenia i rozliczenia zaliczki. Wniosek jest podpisywany przez głównego księgowego i dyrektora przedszkola. Jest to dokument kasowy, stanowiący załącznik do raportu kasowego, gdyż zawiera potwierdzenie odbioru zaliczki przez pracownika i podpis kasjera. Z kolei rozliczenie zaliczki powinno nastąpić na dokumencie, który najczęściej nosi nazwę „rozliczenie zaliczki”. W dokumencie tym pracownik powinien podać datę pobrania zaliczki i jej kwotę, kwotę dokonanych wydatków, kwotę wynikającą z rozliczenia – do wypłaty lub do zwrotu, wyrażoną cyframi i słownie. W rozliczeniu zaliczki należy również wymienić wszystkie faktury (numery i kwoty) dokumentujące poniesione wydatki. Rozliczenie zaliczki podpisują osoba rozliczająca zaliczkę, osoby upoważnione do sprawdzenia dokumentu i załączonych faktur pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dyrektor przedszkola. 

Zarówno w przypadku wniosku o zaliczkę, jak i rozliczenia zaliczki można stosować druki ogólnodostępne w sprzedaży oraz własne opracowania tych dokumentów dostosowane do potrzeb przedszkola.

Ewidencja księgowa udzielenia zaliczki

• Wn 234 – Ma 101 – wypłata zaliczki na podstawie wniosku pracownika,
• Wn konta Zespołu „4” – Ma 234 – kwota wydatków poniesionych przez pracownika z udzielonej zaliczki,
• Wn 101 – Ma 234 – wpłata przez pracownika niewydatkowanej kwoty zaliczki,
• Wn 234 – Ma 101 – wypłata pracownikowi kwoty różnicy pomiędzy kwotą udzielonej zaliczki a kwotą poniesionych wydatków.

Udzielenie zaliczki pracownikowi w związku z podróżą służbową

Udzielanie zaliczek w związku z podróżą służbową pracownika reguluje rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

W przypadku podróży służbowej krajowej zaliczka na wydatki związane z tą podróżą wypłacana jest na wniosek pracownika, natomiast w przypadku podróży zagranicznej pracownik musi otrzymać zaliczkę w walucie obcej lub w złotych polskich, po przeliczeniu przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej na złotówki według średniego kursu określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Zaliczka na pokrycie kosztów podróży służbowej ma charakter zaliczki jednorazowej. Wypłacana jest na podstawie wystawionego dla pracownika polecenia wyjazdu służbowego. Zatwierdzone przez dyrektora polecenie wyjazdu powinno zawierać klauzulę o pobranej przez pracownika zaliczce oraz zobowiązanie do jej rozliczenia po zakończonej podróży. 

Polecenie wyjazdu jest równocześnie dokumentem, w którym pracownik rozlicza koszty podróży, podając koszty przejazdu, dojazdów, noclegów oraz wysokość obliczonych diet. Do takiego rachunku kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, z wyjątkiem wydatków obliczonych w formie ryczałtu. Dokument jest sprawdzany pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez upoważnione osoby oraz zatwierdzany przez dyrektora przedszkola.

Zaliczki udzielone na pokrycie kosztów podróży służbowych powinny być rozliczone przez pracownika w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Dotyczy to zarówno podróży krajowych, jak i zagranicznych. W przypadku nierozliczenia przez pracownika pobranej zaliczki w terminie pracodawca może pozostałą kwotę zaliczki potrącić z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. W tym przypadku również zastosowanie ma art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy i na takie potrącenie nie jest wymagana zgoda pracownika.

Ewidencja księgowa zaliczki udzielonej w związku z podróżą służbową

• Wn 234 – Ma 101 – wypłata zaliczki pracownikowi,
• Wn 409 – Ma 234 – kwota wydatków poniesionych przez pracownika z udzielonej zaliczki,
• Wn 101 – Ma 234 – wpłata przez pracownika niewydatkowanej kwoty zaliczki,
• Wn 234 – Ma 101 –wypłata pracownikowi kwoty różnicy pomiędzy kwotą udzielonej zaliczki a kwotą poniesionych wydatków. 

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 305).
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 ze zm.).
• Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1740 ze zm.).
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 342)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167)