Dołącz do czytelników
Brak wyników

Otwarty dostęp , Kontrola w placówce

7 stycznia 2020

NR 108 (Styczeń 2020)

Kontrola ZUS w placówce

98

Publiczne jednostki oświaty, jako podmioty będące płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne, mogą podlegać kontroli ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kontrole te mogą bowiem objąć każdego, na kim spoczywa obowiązek zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych, obliczania i opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i inne fundusze, potrącania składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Rozpoczęcie kontroli przez ZUS

Sposób przeprowadzania kontroli przez inspektorów ZUS określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz. U. z 1998 r. Nr 164, poz. 1165, dalej: rozporządzenie). Paragraf 3 ust. 1 tego rozporządzenia wskazuje, że kontrolę płatnika składek zarządza się w drodze wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie to wydawane jest przez głównego inspektora kontroli ZUS bądź przez upoważnionego przez niego inspektora kontroli. 
O planowanym wszczęciu postępowania kontrolnego przedszkole powinno zostać powiadomione. Należy jednak zauważyć, że w przypadku przedszkoli publicznych nie znajdą zastosowania przepisy ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r., poz. 1292), w tym w zakresie, w jakim określa ona ograniczenia związane ze sposobem przeprowadzania kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorców. Wynika to z faktu, że szkoły i przedszkola publiczne nie posiadają statusu przedsiębiorcy. Oznacza to, że w przypadku kontroli ZUS w przedszkolu, należy stosować jedynie procedurę określoną w ww. rozporządzeniu, ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 300) oraz ogólne przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Przykład

W przypadku przeprowadzania kontroli przez inspektora ZUS w przedszkolu nie znajdzie zastosowania przepis art. 48 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Oznacza to, że do zawiadomienia o wszczęciu kontroli może dojść telefonicznie na kilka dni przed rozpoczęciem inspekcji, a pismo zawiadamiające zostanie doręczone osobiście przez inspektora ZUS. Zawiadomienie może zostać również doręczone wcześniej drogą pocztową za pokwitowaniem odbioru.

 

Ważne

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli powinno zawierać elementy wskazane w rozporządzeniu:

  • określenie inspektora lub inspektorów kontroli ZUS,
  • przewidywany czas (trwania) kontroli,
  • zakres kontroli,
  • prawa i obowiązki kontrolowanego płatnika składek.

Rozpoczęcie kontroli może nastąpić dopiero po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz po okazaniu legitymacji służbowej przez inspektora ZUS. Wspomniane upoważnienie powinno zawierać:

  • wskazanie podstawy prawnej przeprowadzanej kontroli,
  • oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,
  • datę i miejsce wystawienia upoważnienia oraz jego termin ważności,
  • imię i nazwisko inspektora kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,
  • oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
  • wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
  • zakres przedmiotowy kontroli,
  • podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek. 

Ważne

Jako datę wszczęcia kontroli przez ZUS przyjmuje się dzień doręczenia płatnikowi składek zgodnego z przepisami upoważnienia do przeprowadzenia kontroli – art. 89 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zakres przeprowadzanej kontroli

Przeprowadzana w przedszkolu przez inspektora ZUS kontrola będzie dotyczyć w szczególności kwestii określonych w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a więc:

  • zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
  • ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu,
  • prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
  • wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych,
  • dokonywania oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Oznacza to, że kontrolerzy ZUS skupią się przede wszystkim na kontrolowaniu płatników pod względem wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa – w zakresie naliczania i rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, ale również składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Kontrola może także dotyczyć wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych czy przekazywania przez płatników składek dla celów emerytalno-rentowych.

Przykład

Przeprowadzający kontrolę inspektor ZUS sprawdza prawidłowość dokonywania zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Kontrola może objąć okres zatrudnienia wyznaczonych przez inspektora pracowników. W związku z tym będzie on sprawdzał dokumenty zgłoszeniowe tych osób, a także badał, czy zgłoszenia zostały dokonane na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Przedmiotem kontroli mogą stać się również dokumenty wyrejestrowujące ZUS ZWUA.

 

Przykład

Pracownikowi został wypłacony przez płatnika zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego w kwocie A. W trakcie kontroli jednak, na podstawie karty wynagrodzeń i karty zasiłkowej, zasiłek ten powinien zostać wypłacony w kwocie B. Oznacza to, że płatnik składek nie deklarował składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od kwoty B zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego, w związku z czym trzeba będzie dokonać korekty.

 

Przykład

Płatnik w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego zadeklarował kwoty składek wyliczone od podstawy wymiaru wynoszącej dla danego pracownika za okres od czerwca do grudnia 2018 r. kwotę A. W trakcie trwającej kontroli ze strony ZUS, na podstawie przedłożonej dokumentacji płacowej i rozliczeniowej ustalono jednak, że podstawa wymiaru składek za ten okres powinna wynosić B. W związku z tym konieczna będzie korekta.

 

 

Przykład

W trakcie trwającej w przedszkolu kontroli inspektor badał, czy w danym okresie płatnik zatrudniał osoby z uprawnieniami emerytalno-rentowymi. Badaniu podlegały zaświadczenia o łącznej kwocie dochodu osiągniętego przez emeryta. Inspektor sprawdzał, czy dane przedstawione przez pracodawcę w zaświadczeniu były zgodne z tymi, które zostały wykazane w przedłożonej dokumentacji płacowo-rozliczeniowej oraz obowiązującej emeryta umowie o pracę. Przedmiotem kontroli były również wystawione zaświadczenia ZUS ERP-7 oraz ZUS Rp-7.

Ważne

Zgodnie z wyrokiem SA w Gdańsku z dnia 10 lutego 2016 r. (sygn. akt III AUa 1103/15) art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych daje organowi rentowemu kompetencje do badania zarówno tytułu zawarcia umowy o pracę, jak i ważności jej poszczególnych postanowień i – w ramach obowiązującej go procedury – zakwestionowania tych postanowień umowy o pracę w zakresie wynagrodzenia, które pozostają w kolizji z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa. W ramach art. 41 ust. 12 i 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ZUS może zakwestionować wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, jeżeli okoliczności sprawy wskazują, że zostało wypłacone na podstawie umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającej do obejścia prawa. Nadmierne podwyższenie wynagrodzenia pracownika w zakresie prawa ubezpieczeń społecznych może być bowiem ocenione jako dokonane z zamiarem nadużycia prawa do świadczeń.

Uprawnienia inspektora ZUS

Przepis art. 87 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych określa uprawnienia inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę. W jej trakcie ma on prawo:

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
  • zabezpieczać zebrane dowody,
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
  • przesłuchiwać świadków,
  • przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Przykład

Inspektor ZUS ma prawo kontrolować m.in. następujące dokumenty wpływające na sposób obliczania składek ZUS:

  • listy płac,
  • umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne,
  • dokumenty oraz zapisy regulaminu pracy będące podstawą do naliczania wynagrodzeń,
  • listy obecności ze wskazaniem ewentualnych przyczyn nieobecności w pracy,
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę oraz pracę w nocy,
  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych,
  • zwolnienia lekarskie,
  • dokumenty potwierdzające korzystanie przez pracownika z przywilejów rodzicielskich.

 

Ważne

Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, na podstawie legitymacji oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, bez potrzeby uzyskiwania dodatkowych zezwoleń.
Jeżeli w trakcie wykonywania czynności służbowych inspektor ZUS nie przejawia rzetelności lub też nie jest obiektywny, płatnik składek ma możliwość wystąpienia ze skargą na jego działalność. Co do zasady jednak inspektorzy, zgodnie z art. 93 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, powinni mieć odpowiednie kwalifikacje merytoryczne oraz nienaganną opinię. Niemniej warto pamiętać o możliwości złożenia 
skargi.

 

Ważne

W sytuacji uzasadniającej złożenie skargi dyrektor powinien zastosować ogólne przepisy KPA (art. 227–240). Zgodnie z art. 227 k.p.a. przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Zastosowanie znajdą również przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46). Skarga powinna zostać przekazana terenowej jednostce organizacyjnej ZUS bądź do centrali i zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko (nazwę) wnoszącego skargę,
  • adres (wskazanie miejscowości, ulicy, numeru domu i mieszkania) osoby wnoszącej skargę,
  • treść skargi.

 

Przykład

Inspektor ZUS zażądał w trakcie kontroli dostępu do dokumentacji, która nie była związana z zakresem przeprowadzanej kontroli wskazanym w upoważnieniu. Próba uzyskania dostępu do takiej dokumentacji, pomimo sprzeciwu przedszkola, może stanowić podstawę do złożenia skargi na podejmowane przez inspektora czynności, do których nie został on upoważniony.

Uprawnienia i obowiązki kontrolowanego przedszkola

Będący przedmiotem kontroli płatnik powinien przestrzegać szeregu obowiązków, określonych w art. 88 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, mających zagwarantować prawidłowe przeprowadzenie kontroli przez kontrolera ZUS. W rezultacie płatnicy w związku z przeprowadzaną kontrolą są zobowiązani:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,
  • udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów zwi...

Artykuł jest dostępny dla zalogowanych użytkowników.

Jak uzyskać dostęp? Wystarczy, że założysz konto lub zalogujesz się.
Czeka na Ciebie pakiet inspirujących materiałow pokazowych.
Załóż konto Zaloguj się

Przypisy